Předarchivní péče

Sorry, this entry is only available in Czech. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice

Zdroj: Bohumír Brom, Předarchivní péče, spolupráce s původci, akvizice, in: Aby na nic a na nikoho nebylo zapomenuto. K jubileu ústředního archivu českého státu 1954–2004, Praha 2004, s. 45–66.

ÚVODEM

Předarchivní péče je souhrn odborných činností archivu, jejichž cílem je podchytit v dokumentech vznikajících u původců, archiválie a zabránit jejich ničení. Výsledkem zmíněného úsilí je přebírání těchto archiválií k trvalému uložení do archivu. V současnosti jsou archiválie do Národního archivu ukládány po provedení skartačního řízení u veřejnoprávních subjektů s celostátní působností a mimo skartační řízení od původců působících v nestátní sféře, a to formou daru, koupě, nebo depozita.

Skartačním řízením se rozumí proces, v jehož rámci se oddělují archiválie od dokumentů (písemností) bezcenných. Provádějí jej pověření pracovníci původců spolu s archiváři. Ve smyslu příslušných předpisů (obecně platných i vlastních) daná instituce postupně navrhuje k vyřazení veškeré dokumenty vzniklé z její činnosti (včetně písemností došlých). Konečné posouzení, zda má dokument trvalou hodnotu a je tedy archiválií, je zcela v kompetenci odborného archiváře.

vS problematikou skartačního řízení a samotného výběru archiválií úzce souvisí výkon spisové služby. Ta je charakterizována jako systém činností souvisejících s příjmem, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním písemností (skartací). V současnosti, především z hlediska masového nástupu nových informačních technologií, se stále více prosazuje nutnost chápat spisovou službu jako základ informačního systému subjektu, který pracuje s dokumenty.

Skartace probíhaly odedávna. Byly prováděny příležitostně a nesystematicky. Jejich úkolem bylo jednak zachování vybraných dokumentů, zejména majetkoprávního charakteru, jednak uvolňování prostorů a současně likvidace přebytečných písemností. Tímto způsobem však často docházelo k ničení významných archiválií.

POČÁTKY PŘEDARCHIVNÍ PÉČE

V souvislosti se vznikem novodobé byrokratické správy v bývalé rakousko-uherské monarchii ve 2. polovině 19. století vzrostla potřeba vytvoření kvalitnějšího systému spisové manipulace i výběru archiválií. Hlavní důraz byl stále kladen na uchovávání písemností z hlediska potřeb vlastního úřadu.

V období mezi dvěma světovými válkami byla v Československu zachována kontinuita s předcházejícím obdobím nejen v systému spisové služby, ale i v pohledu na předarchivní péči. Soustavný dohled na vyřazování písemností ze strany archivů byl vykonáván jen u státních orgánů politické, soudní a finanční správy. Instituce státních archivních inspektorů pro nestátní archivy (zřízena pro Čechy a Moravu v roce 1924) disponovala pouze omezenými kompetencemi poradního charakteru a nemohla zásadně zlepšit tehdejší systém předarchivní péče. U mnoha úřadů se vyřazovaly písemnosti bez archivního dohledu.

Po osvobození Československa v roce 1945 bylo postupně vyvíjeno velké úsilí o sjednocení praxe při výběru archiválií a o jejich záchranu. Ačkoliv se státní úřady v podstatě vrátily k systému práce z doby před okupací, politický vývoj v zemi, mimo jiné i v souvislosti s rozsáhlým znárodňováním, přispěl k rozšiřování organizovaného skartačního řízení i do okruhů dalších původců — průmyslových a obchodních podniků, bank a dalších subjektů.

Původní představy o vytvoření „národního archivu“ ztroskotaly a Archiv ministerstva vnitra se postupně stal ústředním archivem veřejné správy — politické, soudní a finanční. Získal oprávnění přejímat historicky cenné písemnosti z registratur ústředních úřadů státu, které si nezřídily vlastní archiv. Po vzniku krajského zřízení k 1. 1. 1949 se jeho pobočné depozitáře v regionech transformovaly v krajské archivy, předchůdce dnešních státních oblastních archivů v Čechách a zemských archivů na Moravě a ve Slezsku.

Odrazem centralizačních snah z počátku 50. let byla příprava konceptu jednotného státního archivnictví, výsledkem pak bylo vydání vládního usnesení č. 29/1954 Sb., o archivnictví. Vytvoření jednotné organizace státního archivnictví umožnilo sjednocení praxe při provádění předarchivní péče, a to v míře dosud nebývalé. V lednu 1951 byla při ministerstvu vnitra, kterému bylo svěřeno řízení archivnictví, ustavena jako nadrezortní instituce Státní archivní komise. Její skartační subkomise připravila návrh vyhlášky ministerstva vnitra o vyřazování (skartaci) písemností (vyhláška č. 62 Ú. l. ze dne 3. 2. 1953).

DALŠÍ VÝVOJ PŘEDARCHIVNÍ PÉČE A JEJÍ PRAKTICKÉ UPLATŇOVÁNÍ

Po vzniku Státního ústředního archivu v roce 1954 se problematikou nejnovějších písemností začalo zabývat jeho tehdejší 1. oddělení (období ČSR a socialistické výstavby). V oblasti předarchivní péče se ústřední český archiv řídil výše citovanou vyhláškou ministerstva vnitra o zásadách při vyřazování (skartaci) písemností, později vyhláškou stejného ministerstva č. 153/1956 Ú. l., o archivech hospodářských a rozpočtových organizací, a řadou dalších (především rezortních) souvisejících norem.

V 50. letech minulého století archiv hledal vhodný organizační model pro zajišťování předarchivní péče. V roce 1959 byl vytvořen systém skartačních dvojic, složených z asi 30 vybraných archivářů ze všech odborných oddělení archivu. Dvojice prováděly archivní prohlídky ve spisovnách ústředních státních institucí, schvalovaly skartační návrhy původců, vybíraly archiválie a posléze je přejímaly do archivu. Tímto způsobem se podařilo zabránit často nekontrolovatelnému ničení písemností a sjednotit způsob provádění výběru archiválií.

K optimalizaci skartační praxe mělo přispět zavedení jednotných formulářů skartačního návrhu s přílohami, skartačního protokolu, protokolu pro přejímání archiválií do archivu a později i vypracování jednotných zásad pro činnost skartačních dvojic. Pro lepší koordinaci skartačních prací byla počátkem 60. let vytvořena v archivu funkce skartačního referenta, který měl na starosti kromě evidence již realizovaných, probíhajících a plánovaných skartací i metodické řízení práce.

V první polovině 60. let byla významným úkolem českého archivnictví příprava nové archivní příručky. Na jejím vydání se v roce 1965 podílel i tehdejší zástupce vedoucího (ředitele) archivu Jaroslav Vrbata, a to jako autor kapitoly o skartaci.

„Státní komise pro řízení a organizaci“ si byla rovněž vědoma neuspokojivého stavu spisové služby a uložila proto zvláštní pracovní skupině (v jejím čele stál tehdejší vědecký vedoucí archivní správy ministerstva vnitra a pozdější ředitel archivu Zdeněk Šamberger) analyzovat tuto problematiku a navrhnout řešení. Pracovní skupina vypracovala v průběhu roku 1965 „Rámcové zásady pro organizaci spisové služby“, které Státní komise projednala dne 26. října 1965 a současně doporučila připravit pomůcku s podrobnějším výkladem.

V roce 1967 začalo v archivu pracovat několik odborných komisí, které měly diskutovat o aktuálních problémech českého archivnictví a navrhovat vedení archivu optimální řešení. Vedoucími komisí byli zpravidla vedoucí oddělení archivu. Kromě komise metodické, ediční a publikační, pro ochranu a konzervaci archiválií byla ustavena také komise skartační, jejímž předsedou se stal Jaroslav Vrbata. Skartační komise iniciovala provedení systematického průzkumu u institucí podléhajících předarchivní péči Státního ústředního archivu, a to z hlediska skartační problematiky a přejímání archiválií do archivu.

Na základě rozhodnutí gremiální porady vedení archivu ze dne 10. ledna 1969 byla v rámci tehdejšího V. oddělení archivu, spravujícího fondy státní správy po roce 1945, vytvořena samostatná skupina, zabývající se problematikou skartačního řízení a přejímáním archiválií vzniklých po roce 1945. Skartační 8 skupina se věnovala systematické evidenci stavu spisové služby u původců a evidenci spisových a skartačních norem svěřených institucí. Páté oddělení se tak po roce 1969 rozdělilo na úsek zabývající se zpracováním archiválií a na autonomní úsek, jemuž byl svěřen výkon předarchivní péče, což umožňovalo větší specializaci archivářů i možnost systematického řešení problémů. Výjimkou bylo vykonávání předarchivní péče v oblasti zemědělsko-lesnických institucí, kterou až do roku 1978 zajišťovali samostatně pracovníci 4. oddělení.

Koncem roku 1968 byl v souvislosti s připravovanou federalizací Československa uskutečněn další průzkum stavu spisoven ústředních orgánů státu, včetně jejich personálního zajištění. Ve spolupráci s ústředním archivem bylo vydáno Usnesení vlády ČSSR č. 466 ze dne 17. prosince 1968 o zásadách finančních opatření při rušení a změně činností dosavadních státních orgánů. Usnesení stanovilo povinnost zajistit při reorganizaci bezpečnost a celistvost písemností původce. Důsledkem vzniku federálního uspořádání státu po roce 1968 bylo přejímání písemností zrušených ministerstev. Význam těchto akvizic vystoupil do popředí v 90. letech minulého století, kdy se dokumenty o znárodnění staly rozhodujícím podkladem pro restituční řízení.

V 1. polovině 70. let byla přijímána některá nová opatření. Formou kartoték byl zpracován přehled vývoje ústředních úřadů státní správy po roce 1945. Na základě těchto údajů byli původci písemností, svěření péči Státního ústředního archivu, rozděleni do 2 skupin: I. kategorie — ministerstva a jim na roveň postavené úřady II. kategorie — ostatní úřady, ústavy a jiné instituce ministerstvy přímo řízené.

Toto opatření umožnilo „přidělit“ takto zařazené instituce jednotlivým pracovníkům skartačního úseku a současně zlepšilo provádění předarchivní péče, zejména vlastního výběru archiválií. U původců zařazených do I. kategorie měl být zajišťován úplný dohled a u institucí II. kategorie pouze dohled částečný. V souladu s přijatými opatřeními probíhaly práce na přípravě typových seznamů archiválií, které měly zpřesnit a urychlit jejich výběr.

V roce 1973 bylo v rámci řešení tematického úkolu „Meziarchiv pro ústřední úřady ČSR a ČSSR“ dokončeno zpracování analytického materiálu, který se zabýval excerpcí zahraniční literatury a přípravou návrhu na aplikaci zahraničních zkušeností z činnosti tzv. správních archivů (meziarchivů) v podmínkách České republiky. Tyto aktuální a podnětné úvahy došly praktického naplnění až počátkem 90. let minulého století.

Požár Veletržního paláce v Praze v roce 1974, kde měly sídlo některé podniky zahraničního obchodu, byl pro archiváře zabývající se výkonem předarchivní péče obdobím plnění mimořádných úkolů. Poté, co bylo vydáno úřední povolení ke vstupu na spáleniště, zjišťovali stav písemností uložených ve spisovnách, které zčásti shořely a zčásti byly zasaženy vodou při hašení. Okamžitě byla provedena skartace u dokumentů bez archivní hodnoty. Mimořádnou pomoc poskytl archiv rovněž tím, že převzal všechny zachovalé archiválie, a to i poškozené. V archivu byly následně usušeny a později některé z nich zrestaurovány.

Průzkum spisové služby u institucí I. kategorie byl dokončen v roce 1976 a zároveň byly vyhodnoceny jeho výsledky. Bylo konstatováno, že nedostatky ve vedení spisové služby u původců přetrvávají (výroční zpráva archivu za rok 1976 uvádí, že z celkového počtu 62 institucí I. kategorie spadajících do kompetence archivu je možné charakterizovat stav jako uspokojivý pouze u 15 z nich). Ke zlepšení situace mělo směřovat opětovné ustavení skartační komise, která zahájila činnost v listopadu 1978. Komise měla statut poradního orgánu ředitele archivu.

Ve 2. polovině 70. let byl hlavním předmětem zájmu archivu systematický výběr archiválií ve spisovnách úřadu vlády, resortů financí, paliv a energetiky, plánování, průmyslu, spojů, školství a zahraničního obchodu. Na základě získaných zkušeností byla v roce 1979 zpracována přehledná evidence o skartačních dohlídkách u institucí I. kategorie (od roku 1976 se používaly formalizované tzv. velké karty institucí a od roku 1980 byly údaje doplňovány informacemi o převzatých archiváliích).

Předarchivní péči byla věnována velká pozornost na odborném semináři, který byl uspořádán u příležitosti 25. výročí vzniku archivu (19.–20. září 1979).

Od 70. let minulého století se novými akvizicemi rychle naplňovaly depozitáře především v Břevnovském klášteře v Praze. Do poloviny 80. let byla ukládací kapacita kláštera téměř vyčerpána a archiv se ocitl ve svízelné prostorové situaci. Proto bylo rozhodnuto přejímat pouze malé celky archiválií, a to jen v nejnutnějších případech. Po roce 1987 musely být akvizice zcela zastaveny. Do roku 1987 převzal archiv od původců mimo jiné část písemností Státního statistického úřadu, dále části registratur federální československé vlády (včetně vládních usnesení), ministerstva školství, různých státních komisí atd. V letech 1987–1988 bylo převzato cca 500 bm písemností bývalé Státní plánovací komise, ty bylo nutné uložit do depozitáře v Adršpachu. Celkově bylo v archivu do roku 1987 uloženo cca 20 bkm archiválií z let 1945–1965.

V roce 1987 byla poprvé realizována spolupráce úseku předarchivní péče s nově vytvořeným úsekem automatizace. K počítačovému zpracování byla určena zejména evidence údajů o původcích a informace o stavu písemností uložených ve spisovnách centrálních úřadů a institucí, o stavu archiválií, údaje o postupu při výběru archiválií a o skartačním řízení. Do databází „Spisovny“ a „Původci“, byly v roce 1988 uloženy údaje o 51 ústředních (tehdy federálních i českých) institucích státu, to je o všech, které tehdy náležely do I. kategorie předarchivní péče archivu. Po několikaleté přípravě a diskusích k této problematice byla v roce 1988 vydána pomůcka pro výběr archiválií z písemností ústředních orgánů státní správy po roce 1945.

Velké pracovní vypětí přinesly poslední dva měsíce roku 1989, a to v souvislosti s politickými změnami v tehdejším Československu. Prvořadým úkolem archivu bylo, jak se uvádí v jeho výroční zprávě za rok 1989, „… přispět všemi možnými prostředky k uchování soudobé dokumentace prostřednictvím navazování osobních kontaktů s nezávislými iniciativami, sběrem i nákupem dokumentů … Dále byly zabezpečovány písemnosti uložené u úřadů a institucí proti možnosti úmyslného ničení. Při plnění tohoto úkolu byli 5. oddělení nápomocni i někteří pracovníci ostatních oddělení archivu…“.

V rámci předarchivní péče probíhala jednání a konzultace v souvislosti s rozsáhlými změnami v systému ústředních úřadů, jejich reorganizacemi i zánikem, často bez právních nástupců, eventuálně snahou rušených subjektů vyřazovat své písemnosti bez skartačního řízení. Na počátku 90. let minulého století archiv realizoval například rozsáhlou akvizici archiválií Úřadu vlády ČR a částečně i písemností bývalé československé federální vlády. Další významné přejímky z ústředních úřadů státní správy byly uskutečněny v souvislosti se zrušením federativního uspořádání státu. Některé akvizice směřovaly přímo do Státního ústředního archivu (například velká část archiválií bývalého federálního ministerstva zahraničního obchodu), nebo registratury rušených institucí přecházely do péče tehdy nově vznikajících správních archivů rezortních ministerstev.

Od roku 1990 se v archivu provozuje 1. verze databázového programu „Skartace“. Údaje do ní ukládané pocházejí ze skartačních návrhů původců, zejména z protokolů o vykonaném skartačním řízení. Tiskové výstupy z databáze umožňují využívat řadu informací potřebných pro praktický výkon předarchivní péče. V roce 1994 byla uvedena do ověřovacího provozu další z databází pro oblast předarchivní péče, a to „Přejímky a přírůstky“.

Významným mezníkem pro oblast výkonu předarchivní péče bylo vydání Usnesení vlády České republiky č. 213 ze dne 26. června 1991 ke komplexnímu rozboru stavu archivnictví v ČR, které v bodě 9 přiloženého harmonogramu úkolů směřujících k nápravě nedostatků v archivnictví ukládalo jednotlivým rezortním ministerstvům zřídit do konce roku 1992 správní archivy (tzv. meziarchivy). V říjnu pak obdržela všechna ministerstva tzv. modelový projekt zakládání a vedení správních archivů, který ve spolupráci se Státním ústředním archivem zpracovala archivní správa ministerstva vnitra. Ve správních archivech jsou ukládány písemnosti s dlouhodobými skartačními lhůtami a dále archiválie vlastního ministerstva, včetně jeho právních předchůdců či podřízených organizací. Teprve poté jsou archivní dokumenty předávány k trvalému uložení do centrálního archivu.

Pracovníci správních archivů jsou od doby jejich vzniku důležitými partnery ústředního archivu při zajišťování předarchivní péče u jednotlivých úřadů a institucí státní správy. Současně je třeba při této příležitosti zdůraznit, že často nedostatečné personální obsazení meziarchivů neumožňovalo spoléhat se výhradně na jejich činnost. Přejímání a postupné kompletování většiny archivních fondů ústředních úřadů státu je proto také výsledkem konkrétní každodenní práce archivářů Národního archivu ve spisovnách při výběru archiválií.

SOUČASNÁ ORGANIZACE A HLAVNÍ ÚKOLY PŘI PROVÁDĚNÍ PŘEDARCHIVNÍ PÉČE U STÁTNÍCH INSTITUCÍ

Dnem 1. ledna 1997 vstoupila v platnost nová vnitřní organizace Státního ústředního archivu. Zásadní změnou byl vznik nového oddělení (podle aktualizovaného číslování 5.) — státní správy po roce 1992 a předarchivní péče. Připomeňme si, že jeho starším předchůdcem bylo od roku 1969 tehdejší 5. oddělení archivu, pečující o fondy po roce 1945, a jeho skartační úsek. Přestože personální obsazení nově zřízeného oddělení je nedostatečné a oddělení plní řadu svých úkolů ve spolupráci s některými dalšími kolegy z archivu, je toto řešení jedinou možnou cestou k zajištění náročných úkolů ústředního archivu v této oblasti. Na novou vnitřní organizaci archivu navázal příkaz ředitele č. 4/1997 ze dne 27. listopadu 1997 o vymezení kompetencí jednotlivých oddělení centrálního archivu v oblasti předarchivní péče a akvizice archiválií.

V roce 1999 připravili pracovníci archivu podklady pro jednání o delimitaci předarchivní péče mezi centrálním archivem a dalšími státními archivy a iniciovali další jednání o této problematice. Smyslem této snahy bylo zefektivnit výkon předarchivní péče v České republice z hlediska územní i věcné kompetence.

Mimořádnou situací, která ovlivnila činnost celého archivu včetně provádění předarchivní péče, byly povodně v srpnu 2002. Pracovníci archivu pomáhali v postižených institucích i při záchraně osobních archivů. V neposlední řadě dal Státní ústřední archiv v rámci pomoci partnerským organizacím, archivům i muzeím, k dispozici konzervátorské kapacity Archivního areálu v Praze.

V současnosti Národní archiv vykonává předarchivní péči v oblasti veřejnoprávních původců u ústředních orgánů státní správy (vláda, většina ministerstev), u ostatních státních úřadů s celostátní působností, u bývalých ústředně řízených rozpočtových a příspěvkových organizací s celostátní působností a u některých dalších veřejnoprávních subjektů vzniklých na základě zákona.

Fenoménem současnosti se stal masový rozvoj informačních a komunikačních technologií. Ty ovlivňují i výkon praxe předarchivní péče, zejména pokud jde o správu elektronických dokumentů a problematiku jejich dlouhodobého uchovávání.

Archiváři ústředního archivu upozornili na nutnost uchovávat elektronické dokumenty již v říjnu 1997 na poradě instruktorů pro podnikové archivy, avšak bez většího ohlasu. Už tehdy bylo zřejmé, že metodický pokyn archivní správy ministerstva vnitra, podle něhož se elektronický dokument stane archiválií až po vytištění na papír, má některé slabiny, a proto začal archiv hledat vlastní cestu. Usnesení vlády ČR z roku 2004. Nejprve se příslušní pracovníci museli důkladně seznámit se situací, a tak začali postupně provádět průzkum u původců, u nichž ústřední archiv dohlížel na chod spisové služby a prováděl skartační řízení. Již první průzkumy provedené v roce 1998 potvrdily původní předpoklady. Některé dokumenty, uložené na zastaralých nosičích dat, byly již tehdy nečitelné. V průběhu 90. let minulého století zmizela nenávratně řada archiválií především v podobě databází.

V roce 1999 byl vypracován pokyn pro vyřazování elektronických dokumentů z agendy archivu. Hlavní pozornost byla zaměřena na studium podkladů při řešení problematiky dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů. Na základě získaných poznatků v současné době archiv spolupracuje s externími partnery na přípravě standardu informačních systémů veřejné správy pro dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů.

Zásadním projektem v rámci uvedené problematiky je příprava pro vytvoření pracoviště pro přejímání a uchovávání archiválií v elektronické podobě s celostátní působností. Pokyn ke zřízení pracoviště byl dán Usnesením vlády ČR č. 11 ze dne 7. 1. 2004 k dlouhodobému uchovávání a zpřístupňování dokumentů v digitální podobě.

SPOLUPRÁCE S NESTÁTNÍMI PŮVODCI

Oblast nestátních původců (právnických i fyzických osob) je velmi rozsáhlá. Počet subjektů, s nimiž archiv komunikuje, se pohybuje v řádech stovek a tisíců. Oblast působnosti archivu byla vymezena delimitací předarchivní péče mezi státními archivy, kterou pracovníci archivu iniciovali a připravili (viz rozhodnutí AS MV ze 17. 5. 2001). Objektem zájmu archivu je pestrá mozaika subjektů — především politické strany a hnutí, různá sdružení občanů (svazů, asociací aj.), některé nadace a obecně prospěšné společnosti, podniky (i když tyto soukromé právnické osoby spadají všeobecně do působnosti státních oblastních, popřípadě zemských archivů) a fyzické osoby s celostátní a mezinárodní působností.

Pro spolupráci s uvedenými subjekty mělo zásadní důležitost období 90. let minulého století a snaha archivu aktivně reagovat po listopadu 1989 na budování či obnovu struktur občanské společnosti a na vzrůstající význam nestátní sféry v obecné rovině. Archiv k této situaci přihlédl i ve své vnitřní organizaci. Příkazem ředitele č. 3/1996 ze dne 18. 6. 1996 bylo k 1. červenci 1996 zřízeno samostatné oddělení nestátních fondů a archivních sbírek. Nové oddělení převzalo i některé úkoly v oblasti předarchivní péče a úkoly spojené se získáváním archiválií od soukromých původců.

Samotnému jednání s původci předchází přípravná fáze, kdy jsou soustavně shromažďovány informace o potenciálních původcích archiválií. Předpokladem úspěchu je schopnost přistupovat k působení nestátních subjektů nestranně. Kodex etických zásad pro archiváře zveřejněný na Mezinárodním archivním kongresu v Pekingu v září 1996 uvádí, že „objektivita a nestrannost archivářů jsou měřítkem jejich odbornosti“. Archiváře spojuje se soukromoprávními držiteli archiválií zájem o uchování odkazu jejich činnosti. Hodnocení dějinné role subjektů archivář v zásadě přenechává historikům.

Před zahájením jednání či po doručení nabídky na převzetí archiválií je třeba ověřit, zda archiválie stejného původce nejsou již uloženy v jiném archivu. Archiváři se snaží zabránit dělení fondů a tam, kde k němu v minulosti došlo, jednají o jejich scelení. Jestliže dojde k dohodě o převzetí archiválií, uzavírá archiv s jejich držiteli smlouvu. V souladu s českým právním řádem jde o smlouvu depozitní (archiválie v tomto případě zůstávají ve vlastnictví předávajícího), kupní, směnnou, nebo darovací. Zde platí, že vůle předávajícího je nadřazena obecným zásadám o využívání archiválií. Záruka, že archivní fond bude využíván podle přání předávajících, představuje důležitou podmínku budování důvěry veřejnosti v serióznost archivu. Dar České republice je vedle koupě nejčastější formou předání tohoto typu archiválií. V případě odkoupení pracuje v rámci archivu komise pro ohodnocování a výkup archiválií, která jednotlivé návrhy hodnotí a doporučuje k realizaci.

Získávání archiválií od nestátních původců nepatřilo v 50. letech 20. století, kdy byla utvářena tehdejší struktura archivnictví v bývalém Československu, k prioritním úkolům. To platilo i o činnosti nově vzniklého ústředního archivu státu. Při svém vzniku v roce 1954 převzal archiv některé fondy nestátní provenience od svých předchůdců. Ústřední archiv ministerstva vnitra se sběrem osobních pozůstalostí systematicky nezabýval. S Archivem země České, jemuž byla tato oblast bližší, vplynuly do Státního ústředního archivu osobní fondy některých archivářů, historiků a politiků. Další osobní fondy získal archiv po připojení Ústředního zemědělsko-lesnického archivu. Počet osobních fondů vzrůstal postupným vyčleňováním písemností osobní povahy z fondů nebo sbírek úřední provenience a delimitacemi z jiných archivů a institucí.

Specifickou skupinu osobních fondů představují soubory, přejímané do archivu od 60. let z bývalého Studijního ústavu ministerstva vnitra — šlo především o archiválie zabavené bezpečnostními složkami ministerstva vnitra v 50. letech minulého století (v některých případech i nacistickými represivními orgány v letech 2. světové války nebo zajištěné po jejím skončení) většinou osobám vězněným, internovaným, odsouzeným nebo emigrujícím. Od roku 1990 se snaží archiv navazovat kontakty s příbuznými výše uvedených původců a dohodnout se na podmínkách případného dalšího uložení a badatelského využívání těchto souborů.

Na základě zákona č. 496/1990 Sb. ze dne 16. 11. 1990 o navrácení majetku KSČ lidu Československa převzal archiv část fondů Archivu Ústavu marxismu-leninismu ÚV KSČ, mj. i 61 osobních fondů, další významné sbírky a archivy organizací (ČSM). Na prvním místě je nutno zmínit rozsáhlý fond KSČ — ústřední orgány. Část z těchto fondů a jednotlivin byla již dříve získána předchůdcem uvedeného archivu, a to Archivem Ústavu dějin KSČ.

Po svém vzniku v roce 1954 získal archiv od svých předchůdců kromě osobních fondů i další archiválie nestátní provenience, jejichž počet se postupně zvyšoval. Šlo především o písemnosti různých spolků a svazů různých profesí z oblasti kulturní a osvětové — fondy Ústřední matice školská a Národní rada česká; ze sféry sportu a tělovýchovy o archiválie Sokola pražského, Československé obce sokolské, Klubu československých turistů Československého olympijského výboru; z oblasti sociální a zdravotní o fondy Zemské ústředí péče o mládež v Čechách, Masarykova liga proti tuberkulóze a Československý červený kříž Londýn. Další přírůstky ze sféry stavovských subjektů reprezentovala například akvizice archiválií Spolku československých inženýrů, dále z hospodářské oblasti fond Jednota pro povzbuzení průmyslu v Čechách či ze sféry krajanských subjektů fond Svaz Čechů z Volyně.

Po vzniku samostatného oddělení pro správu nestátních fondů dostala akviziční činnost novou dynamiku. Získávání archivů osobností, které významným způsobem ovlivnily či dokumentovaly dějiny naší vlasti, je jedním z klíčových úkolů oddělení.

K nejvýznamnějším akvizicím 2. poloviny 90. let minulého století patří archiv prof. Lumíra Soukupa, jehož součástí byla významná část pozůstalosti Jana Masaryka a rodiny Revilliodových. Byly získány archivy někdejšího ředitele Rádia Svobodná Evropa Miloslava Koháka a jeho syna, filozofa Erazima Koháka; předních představitelů tehdejšího „Pražského jara“ Josefa Smrkovského, Čestmíra Císaře, Zdeňka Mlynáře, Františka Kriegla a Eduarda Goldstückera, rovněž filozofa Ivana Svitáka a politika Josefa Vavrouška a celé řady dalších osobností. K letům první republiky či okupace nás vracejí cenné archivy osobního tajemníka T. G. Masaryka Antonína Schenka, filozofa Josefa Fischera, redaktora Antonína Pešla, bývalých předsedů československých vlád Jana Malypetra a Aloise Eliáše, generála Heliodora Píky. Archiv získal osobní archivy (či jejich části) významných historiků a osobností z oblasti pomocných věd historických a archivnictví (například Zdeňka Fialy, Rostislava Nového, Bohumila Černého a dalších).

Aktivně jsou rozvíjeny kontakty s nestátními institucemi ze všech oblastí lidské činnosti, a to především s těmi, které mají celostátní působnost a význam. Kromě metodické pomoci při správě dokumentů a výběru archiválií u těchto původců, jednání o akvizici archiválií, vzniklých z jejich činnosti, popřípadě z činnosti jejich předchůdců, spolupracuje archiv s těmito subjekty i v oblasti Public Relations a v dalších otázkách společného zájmu. Zvláště je třeba upozornit na spolky zahraničních Čechů. V posledním období se podařilo získat archiválie Svazu spolků Čechů a Slováků ve Švýcarsku, Masarykova fondu Basilej, Tělocvičné jednoty Sokol Curych, Svazu československých architektů, nakladatelství Svoboda, Melantrich a Orbis. Cennou sbírku fotografií představuje fond Svazu českých fotografů. V neposlední řadě byly v roce 2003 darovány České republice obsáhlé archivy Syndikátu novinářů ČR a České strany národně sociální, původně uložené v archivu jako depozitum. Jako velmi plodná se jeví smluvní spolupráce s Výborem „Oni byli první“, podle níž se v archivu ukládají dokumenty o životě a působení příslušníků ruské a ukrajinské emigrace po roce 1917. Na smluvním základě se rozvíjí spolupráce se Společností pro soudobou dokumentaci. Za zmínku určitě stojí kontakty s dalšími nestátními instituce-mi, které se zabývají shromažďováním archivních dokumentů (zejména Nezávislá knihovna a čítárna Libri prohibiti). Neméně významná je na poli archivnictví dlouhodobá spolupráce s některými politickými stranami a hnutími, nadacemi a s dalšími sdruženími s celostátní působností a významem.

SPOLUPRÁCE SE SVĚTSKÝMI A ŘEHOLNÍMI INSTITUCEMI

Specifickou skupinu archiválií uložených v archivu tvoří církevní fondy vzniklé z činnosti světských a řeholních institucí katolické církve, z činnosti nekatolických církví je v archivu uloženo jen několik malých celků. Jejich přejímání do péče státu se dělo postupně v několika etapách. Po zrušení jezuitského řádu v roce 1773 převzaly jeho písemnosti guberniální archivy. Dnes jsou tyto archiválie roztroušeny mezi různé archivní fondy, především Jezuitica a Exjezuitica, Starou manipulaci a Fundační komisi. V důsledku josefinských reforem, které znamenaly mj. rušení jednotlivých domů a někdy i celých řeholních institucí, se do správy státu dostaly písemnosti, které jsou nyní uloženy v 1. oddělení archivu ve fondu Archivy českých zrušených klášterů. Za 2. světové války byly na příkaz okupantů archivy některých pražských církevních institucí inventarizovány úředníky archivů — předchůdců dnešního Státního ústředního archivu. Další zásah do církevní správy, převzetí církevních matrik po roce 1949, se týkal především tehdejších krajských (nyní státních oblastních, resp. zemských) archivů.

Po násilném přerušení řeholního života v roce 1950 sistací klášterů převzal velkou část písemností pražských klášterů do své správy Ústřední archiv ministerstva vnitra. Přechodně se tzv. vlastníkem těchto fondů stala Náboženská matice, zřízená v roce 1950. Po vydání vládního nařízení o archivnictví v roce 1954 se tyto archivy staly součástí Jednotného archivního fondu. Citované nařízení prakticky vylučovalo uložení výše uvedených fondů mimo archivní síť. Jádrem klášterních fondů jsou většinou provinciální archivy obsahující písemnosti jednotlivých řádových domů a řádových velkostatků.

Poslední fáze přejímání církevních archivů do státní péče se týkala písemností světských katolických institucí po roce 1956. Archiv tehdy získal do tzv. operativní správy archiválie pražského arcibiskupství, vyšehradské kapituly a kapituly Všech Svatých. Akvizice písemností arcibiskupských a vyšehradské kapituly se protáhla až do 70. let minulého století.

V listopadu 1989 byly vytvořeny předpoklady pro změnu právních vztahů k původcům církevních fondů a od devadesátých let byly postupně uzavírány s jednotlivými vlastníky smlouvy o úschově archiválií. Původci byl vrácen pouze jediný archivní fond — Saleziáni Praha, 1933–1950, a to formou depozitní smlouvy uzavřené v roce 1995.

Se zástupci církevních institucí byla navázána úzká spolupráce. Na požádání se mohou buď přímo účastnit revize svého archivu, nebo dostávají pravidelné informace o stavu fondu. Někteří původci si stanovili konkrétní omezení v badatelském využívání, určité archiválie (většinou jde o personální spisy nebo prvorepublikové písemnosti) se půjčují pouze s jejich předchozím souhlasem. Mají právo schvalovat vystavování archiválií i jejich publikování. Pracovníci archivu se snaží poskytovat odborné rady i pomoc v případech, kdy je část archivního materiálu uložena u původců. Archiv nabízí možnost převzít do své odborné péče i další archiválie z okruhu těchto institucí — např. v polovině 90. let minulého století získal ústřední archiv do správy další písemnosti pražského arcibiskupství z let 1921–1950.